Idealna sekretarka

Moje ostatnie wpisy powoli zamieniły się w tzw. serię o pracy biurowej ale myślę, że to może i dobrze bo praca ta jest bardzo często niedoceniana. Mój pierwszy post powstał dzięki temu, że trafiłem na ciekawy artykuł o pracy sekretarki w jednym z moich ulubionych czasopism. Było tam trochę o stereotypach i o tym jak to faktycznie jest dzisiaj.

Sekretarka pomaga klientowi
kobieta.dziennik.pl

Kolejny wpis to w zasadzie wstęp do obecnego. Postanowiłem pokrótce opisać stanowisko pracy sekretarki na przykładzie naszej sekretarki firmowej. Poprzednim razem napisałem jak to było z kwalifikacjami i zatrudnieniem, a dzisiaj opiszę co leży w obowiązkach osoby zarządzającej biurem. Oczywiście rodzaj obowiązków jest uzależniony od branży, a także tego ile pracowników zatrudniana dana firma. Nasza firma zatrudnia ponad 50 pracowników, którzy zajmują biura. Tak więc nasza pani sekretarka (ma na imię Kasia ;)) zajmuje się organizacją właśnie tych 50 osób. Do jej obowiązków należy ustalanie grafiku każdej z osób. Taki grafik należy przygotować na komputerze w programie Office i udostępnić go odpowiednim osobom tak aby one także mogły dokonywać w nim zmian. Grafik jest nie tylko suchym planem dnia. Przede wszystkim zawiera wszystkie spotkania i zebrania z klientami i współpracownikami. Kasia także zawiera w nim informacje o ważnych terminach firmowych takich jak wyjazdy integracyjne, wolne dni, dni urlopowe czy np. rozmowa z szefem o podwyżce ;]. Do obowiązków Kasi należy także umawianie spotkań, przedstawianie oferty firmy potencjalnym klientom (bardzo ważne!) oraz dbanie o sprawne działanie biura i firmy czyli segregacja dokumentów i umów. Naturalnie jest także osobą, która ma w obowiązkach odbieranie telefonów i przynoszenie dokumentów. Jedyne czego nie robi nasza pani Kasia, a co zapewne zdziwi wielu z was to kawa. U nas w firmie każdy obsługuje się sam, nawet szef. Prawdopodobnie jest to związane z tym, że mamy w biurach ekspresy do kawy, a przez to sporo u nas freaków kawowych ;]. Sami widzicie, że praca nie należy do łatwych. Ja bym nawet zmienił nazwę z sekretarki na wielofunkcyjne ‚urządzenie’ biurowe ;]. Zapewniam, że cały czas jest co robić i trzeba naprawdę dużo wiedzieć aby to wszystko ogarnąć.

 

Źródło ikony wpisu: demotywatory.pl